Že povsem vsakdanje poslovanje podjetja pomeni redno izmenjavo najrazličnejših dokumentov, med katerimi je seveda veliko takšnih, ki so za uspeh podjetja morda neprecenljivi, gotovo pa pomembni. Velika škoda bi bila, če bi jih izgubili, tudi če bi jih izgubili zgolj v množici drugih dokumentov. To je namreč poslovna inteligenca, ki se jo splača izkoristiti – z dokumenti si lahko močno pomagamo, zato jih je treba ustrezno hraniti in znati uporabiti. Prvi korak je enostaven, saj za varno in učinkovito shranjevanje dokumentov poskrbi kar e-arhiv.
Prednosti elektronskega arhiva
E-arhiv ima nekatere prednosti, ki jih je morda odveč naštevati. V mnogih primerih gre namreč za edino smiselno rešitev in niti ni pomembno, kaj zmore. Vsekakor pa gre za zelo posrečeno opcijo za tiste, ki poslujejo z digitalnimi dokumenti, lahko pa priskoči na pomoč tudi pri papirnem poslovanju. Nenazadnje je digitalizirana poslovna inteligenca, shranjena v oblaku, veliko bolj na varnem kot papirji, ki ležijo po pisarni ali v arhivskih škatlah.
Elektronski arhiv ima zelo velik potencial. V prvi vrsti seveda zagotavlja varno shranjevanje raznoraznih poslovnih dokumentov, ki jih ne smemo izgubiti. Druga dobrodošla funkcionalnost je ta, da lahko e-arhiv te dokumente zelo lepo razporedi in omogoča učinkovit pregled. Nič več ne bo brskanja po skladovnicah papirja, temveč bo poslovna inteligenca enostavno dostopna že z enim klikom.
To posledično pomeni, da je zelo enostavna in učinkovita tudi nadaljnja obdelava shranjenih podatkov. Poslovna inteligenca ne bo le sveženj papirjev, ki bodo pozabljeni obležali v predalu, temveč se bomo lahko tudi aktivno posvetili izkoriščanju prednosti, ki jih nudijo podatki v teh dokumentih. Kakšen naprednejši e-arhiv zelo pomaga tudi na tem področju – to večinoma velja za tiste arhive, ki so del večjih dokumentnih sistemov in se dobro povezujejo z drugimi funkcionalnostmi. Vsekakor pa že osnovni elektronski arhiv močno poenostavi shranjevanje dokumentov in dostop do njih.